ما هو الأكسس
الأكسس هو نظام لإدارة قواعد البيانات Database Management System : DBMS
و بمعني آخر يقوم بتخزين البيانات ، و استرجاعها و عرضها بعدة طرق و بأكثر من أسلوب
و من خلال الأكسس يمكن إعداد نماذج إدخال سهلة التناول و الاستخدام ، يتم من خلالها إدخال المعلومات. و تلك المعلومات يمكن استرجاعها و عرضها بعدة طرق مختلفة .
و أهم ميزاته أنه يمكن توفير الكثير من المهام المتكررة بمجرد إعداد نموذج العرض أو التقرير المناسب و الذي يستقي بياناته تلقائيا من خلال المعلومة التي أدخلت أو حدثت و كل ما على المستخدم بعد ذلك هو فتح نموذج العرض أو التقرير و عرضه أو طباعته
أي أن المعلومة تدخل مرة واحدة ويؤثر ذلك في محتويات كل نماذج العرض و التقارير الموجودة بدون أن يبذل المستخدم أي مجهود بجانب الإعداد الأولي للبرنامج و ادخل البيانات . و سيتضح ذلك بالتفصيل لاحقا
نتيجة لوجود تقنية أل Object Linking and Embedding : OLE
يمكن لأكسس احتواء أي عمل معد بواسطة باقي عائلة الأوفيس مثل الوورد ، الأكسل ، والباور بوينت
كما يمكنك الأكسس من ربط البرنامج ببيانات متنوعة موجودة علي جهاز خادم (سيرفر) أو علي نفس الجهاز ، و أيضا بالعديد من الأنواع مثل البيانات الموجودة في اكسل مثلا
بالإضافة إلي الفورم و التقارير أيضا هناك تطوير كبير في تقنية صفحات الأكسس Access Pages
و التي أصبحت تمكنك من إعداد نماذج قابلة للعرض و تعديل البيانات من خلال شبكة داخلية أو حتى من خلال الانترنت ، كما سنري لاحقا ، و قد كانت هذه التقنية في اكسس 2000 لا تتناسب سوي مع متصفح الاكسبلورر 5 أما الآن فهي أعم و أشمل
مستويات إستخدام الأكسس
يتضح من الرسم أعلاه أن برنامج أكسس يصلح للاستخدام بعدة مستويات :
المستوي الأول : أبسط استخدام و هو التعامل مع كائنات الأكسس الأساسية
الجداول
الاستعلامات
النماذج
التقارير
المستوي الثاني : و هو استخدام الدوال الجاهزة و التعبيرات
المستوي الثالث : الماكروهات الجاهزة
المستوي الرابع : استخدام فيجوال بيزيك التطبيقات ، مما يمكنك من بناء تطبيقات معقدة
المستوي الخامس و الأعلى : هو استخدام دوال API : Application Programming Interface
و التي بواستطها يمكن استدعاء دوال أو ملفات DLL مبنية بلغات أخري
حيث DLL هو اختصار Dynamic Link Library
و كل من المستويات الخمسة يسمح ببناء تطبيق و لكن المستوي يختلف
الأكسس و قواعد البيانات العلائقية Relational Database
يقدم الأكسس نموذجا رائعا لإدارة قواعد البيانات العلائقية ، بمعني القدرة علي إدارة أكثر من جدول داخل ملف واحد بحيث ترتبط هذه الجداول بعلاقات متعددة تسمح بالتعامل مع البيانات الموجودة في هذه الجداول من خلال نموذج واحد
فمثلا إذا كان هناك جدول يحتوي علي بيانات مجموعة من الأفراد، و هناك بيانات متعددة تخص الإدارات التي يعملون بها فبدلا من تضمين جميع بيانات الإدارة أمام كل موظف في الجدول ، يتم تخزين بيانات الإدارات داخل جدول منفصل و يكتفي بإضافة كود الإدارة أمام كل سجل في جدول الموظفين ، و في هذا وفر كبير
لنفرض إن بيانات الإدارة مكونة من عدد 10 أنواع من البيانات
فلو كان لدينا 1000 موظف و أردنا تسجيل بيانات الإدارة كاملة مع بيانات كل موظف لتكررت بيانات الإدارات (العشر أنواع ) 1000 مرة
بدلا من تكرارها 5 مرات فقط في جدول الإدارات (بعدد الإدارات)
بالإضافة إلي حقل واحد فقط في جدول الموظفين و هو رقم الإدارة هو الذي سيتواجد بعدد 1000 مرة أي أن كل موظف نضع مع بياناته كود إدارته فقط
و نسجل بيانات الإدارات الخمسة في جدول منفصل
و بربط جدولي الموظفين و الإدارات نستطيع الحصول علي جميع البيانات مع التوفير في حجم البيانات ، مما يوفر سرعة أكبر في التعامل مع البيانات
أيضا حقل رقم الإدارة سيكون عادة رقم ، و هو بذلك يكون أسهل في البحث و الترتيب من العشر بيانات الخاصة بالإدارة و منها بالطبع أسماء.
و الآن لنتوقف قليلا أمام بعض المصطلحات التي استخدمناها ، لعلها تكون جديدة علي بعض الأخوة ، و سنعرض لها علي عجالة و سيأتي تفصيلها لاحقا :
الجداول هي مكان تخزين البيانات في أكسس ، و يتكون كل جدول من عدة حقول أو أماكن لتخزين البيانات يتم تخزين بيان معين في كل منها ، فمثلا رقم الموظف و اسمه و عمره إذا يصير لدينا 3 حقول في جدول اسمه الموظفين . و إذا أدخلنا هذه البيانات لعدد 100 موظف أي مائة سطر يصبح لدينا عدد مائة سطر ( أي مائة سجل ) و هذا تعريف الجدول و الحقل و السجل علي عجالة مؤقتة
مفهوم أن ما تراه هو ما تحصل عليه (WYSIWYG)
What you See Is What You Get WYSIWYG
تشترك النماذج و التقارير في هذه الخاصية أي أنك يمكنك تنسيق الكائنات فيها كما تراها علي الشاشة ثم تشاهد كيف سيكون المنتجة النهائي بالضغط علي زر .
بعض الملحوظات علي تحميل الأكسس 2002
الحد الأدنى المطلوب لمواصفات الجهاز ( نظريا) :
PIII 350 MB , 64MB RAM
و للاستخدام المريح : 128 MB RAM
التحويل بين الإصدارات المختلفة لأكسس
أكسس 2002 يوفر الدعم الكامل لملفات أكسس 2000 ، مما يتيح للمستخدم العمل علي أي من الإصدارتين ، و لكن بالطبع عدم استخدام نظام ملفات 2002 سيحرم المستخدم من بعض الإضافات الجديدة
و النظام الافتراضي هو 2000 مما يناسب من يوجد لديه مستخدمين يعملون علي أكسس 2000 ، و لتغيير النظام الافتراضي :
Tools , options, Advanced , Default File Format
و أكسس 2002 يقبل التحويل من الإصدارات رقم 2و95و2000 إلي 2002
التعامل مع الأكسس لأول مرة
مكونات قاعدة البيانات :
تتكون قاعدة البيانات من مما يلي :
الجداول : لتخزين البيانات
الاستعلامات : لاسترجاع البيانات المطلوبة
و أيضا لأداء بعد الأفعال مثل التحديث و الحذف و الإلغاء و تكوين جدول جديد
النماذج : واجهة استخدام للإضافة و التحديث و الحذف علي البيانات الموجودة في الجداول ( شاشات تعامل مع البرنامج)
التقارير : لتحليل أو لطباعة البيانات بشكل معين.
صفحات الأكسس : للعرض و التحديث و لتحليل البيانات المخزنة في الجداول من خلال شبكة الانترنت أو من خلال شبكة محلية
بالإضافة إلي الماكروهات و الموديول
لماذا نستخدم قواعد البيانات
و هنا نؤكد ثانية علي الميزة الأساسية في استخدام قواعد البيانات وهي
أنك تخزن البيانات في الجداول مرة واحدة و عندما تحدثها ، يتم تحديثها بصورة آلية في جميع الأجزاء التي تظهر و تؤثر فيها هذه المعلومة آليــــــــــــــــــاً
الأكسس هو نظام لإدارة قواعد البيانات Database Management System : DBMS
و بمعني آخر يقوم بتخزين البيانات ، و استرجاعها و عرضها بعدة طرق و بأكثر من أسلوب
و من خلال الأكسس يمكن إعداد نماذج إدخال سهلة التناول و الاستخدام ، يتم من خلالها إدخال المعلومات. و تلك المعلومات يمكن استرجاعها و عرضها بعدة طرق مختلفة .
و أهم ميزاته أنه يمكن توفير الكثير من المهام المتكررة بمجرد إعداد نموذج العرض أو التقرير المناسب و الذي يستقي بياناته تلقائيا من خلال المعلومة التي أدخلت أو حدثت و كل ما على المستخدم بعد ذلك هو فتح نموذج العرض أو التقرير و عرضه أو طباعته
أي أن المعلومة تدخل مرة واحدة ويؤثر ذلك في محتويات كل نماذج العرض و التقارير الموجودة بدون أن يبذل المستخدم أي مجهود بجانب الإعداد الأولي للبرنامج و ادخل البيانات . و سيتضح ذلك بالتفصيل لاحقا
نتيجة لوجود تقنية أل Object Linking and Embedding : OLE
يمكن لأكسس احتواء أي عمل معد بواسطة باقي عائلة الأوفيس مثل الوورد ، الأكسل ، والباور بوينت
كما يمكنك الأكسس من ربط البرنامج ببيانات متنوعة موجودة علي جهاز خادم (سيرفر) أو علي نفس الجهاز ، و أيضا بالعديد من الأنواع مثل البيانات الموجودة في اكسل مثلا
بالإضافة إلي الفورم و التقارير أيضا هناك تطوير كبير في تقنية صفحات الأكسس Access Pages
و التي أصبحت تمكنك من إعداد نماذج قابلة للعرض و تعديل البيانات من خلال شبكة داخلية أو حتى من خلال الانترنت ، كما سنري لاحقا ، و قد كانت هذه التقنية في اكسس 2000 لا تتناسب سوي مع متصفح الاكسبلورر 5 أما الآن فهي أعم و أشمل
مستويات إستخدام الأكسس
يتضح من الرسم أعلاه أن برنامج أكسس يصلح للاستخدام بعدة مستويات :
المستوي الأول : أبسط استخدام و هو التعامل مع كائنات الأكسس الأساسية
الجداول
الاستعلامات
النماذج
التقارير
المستوي الثاني : و هو استخدام الدوال الجاهزة و التعبيرات
المستوي الثالث : الماكروهات الجاهزة
المستوي الرابع : استخدام فيجوال بيزيك التطبيقات ، مما يمكنك من بناء تطبيقات معقدة
المستوي الخامس و الأعلى : هو استخدام دوال API : Application Programming Interface
و التي بواستطها يمكن استدعاء دوال أو ملفات DLL مبنية بلغات أخري
حيث DLL هو اختصار Dynamic Link Library
و كل من المستويات الخمسة يسمح ببناء تطبيق و لكن المستوي يختلف
الأكسس و قواعد البيانات العلائقية Relational Database
يقدم الأكسس نموذجا رائعا لإدارة قواعد البيانات العلائقية ، بمعني القدرة علي إدارة أكثر من جدول داخل ملف واحد بحيث ترتبط هذه الجداول بعلاقات متعددة تسمح بالتعامل مع البيانات الموجودة في هذه الجداول من خلال نموذج واحد
فمثلا إذا كان هناك جدول يحتوي علي بيانات مجموعة من الأفراد، و هناك بيانات متعددة تخص الإدارات التي يعملون بها فبدلا من تضمين جميع بيانات الإدارة أمام كل موظف في الجدول ، يتم تخزين بيانات الإدارات داخل جدول منفصل و يكتفي بإضافة كود الإدارة أمام كل سجل في جدول الموظفين ، و في هذا وفر كبير
لنفرض إن بيانات الإدارة مكونة من عدد 10 أنواع من البيانات
فلو كان لدينا 1000 موظف و أردنا تسجيل بيانات الإدارة كاملة مع بيانات كل موظف لتكررت بيانات الإدارات (العشر أنواع ) 1000 مرة
بدلا من تكرارها 5 مرات فقط في جدول الإدارات (بعدد الإدارات)
بالإضافة إلي حقل واحد فقط في جدول الموظفين و هو رقم الإدارة هو الذي سيتواجد بعدد 1000 مرة أي أن كل موظف نضع مع بياناته كود إدارته فقط
و نسجل بيانات الإدارات الخمسة في جدول منفصل
و بربط جدولي الموظفين و الإدارات نستطيع الحصول علي جميع البيانات مع التوفير في حجم البيانات ، مما يوفر سرعة أكبر في التعامل مع البيانات
أيضا حقل رقم الإدارة سيكون عادة رقم ، و هو بذلك يكون أسهل في البحث و الترتيب من العشر بيانات الخاصة بالإدارة و منها بالطبع أسماء.
و الآن لنتوقف قليلا أمام بعض المصطلحات التي استخدمناها ، لعلها تكون جديدة علي بعض الأخوة ، و سنعرض لها علي عجالة و سيأتي تفصيلها لاحقا :
الجداول هي مكان تخزين البيانات في أكسس ، و يتكون كل جدول من عدة حقول أو أماكن لتخزين البيانات يتم تخزين بيان معين في كل منها ، فمثلا رقم الموظف و اسمه و عمره إذا يصير لدينا 3 حقول في جدول اسمه الموظفين . و إذا أدخلنا هذه البيانات لعدد 100 موظف أي مائة سطر يصبح لدينا عدد مائة سطر ( أي مائة سجل ) و هذا تعريف الجدول و الحقل و السجل علي عجالة مؤقتة
مفهوم أن ما تراه هو ما تحصل عليه (WYSIWYG)
What you See Is What You Get WYSIWYG
تشترك النماذج و التقارير في هذه الخاصية أي أنك يمكنك تنسيق الكائنات فيها كما تراها علي الشاشة ثم تشاهد كيف سيكون المنتجة النهائي بالضغط علي زر .
بعض الملحوظات علي تحميل الأكسس 2002
الحد الأدنى المطلوب لمواصفات الجهاز ( نظريا) :
PIII 350 MB , 64MB RAM
و للاستخدام المريح : 128 MB RAM
التحويل بين الإصدارات المختلفة لأكسس
أكسس 2002 يوفر الدعم الكامل لملفات أكسس 2000 ، مما يتيح للمستخدم العمل علي أي من الإصدارتين ، و لكن بالطبع عدم استخدام نظام ملفات 2002 سيحرم المستخدم من بعض الإضافات الجديدة
و النظام الافتراضي هو 2000 مما يناسب من يوجد لديه مستخدمين يعملون علي أكسس 2000 ، و لتغيير النظام الافتراضي :
Tools , options, Advanced , Default File Format
و أكسس 2002 يقبل التحويل من الإصدارات رقم 2و95و2000 إلي 2002
التعامل مع الأكسس لأول مرة
مكونات قاعدة البيانات :
تتكون قاعدة البيانات من مما يلي :
الجداول : لتخزين البيانات
الاستعلامات : لاسترجاع البيانات المطلوبة
و أيضا لأداء بعد الأفعال مثل التحديث و الحذف و الإلغاء و تكوين جدول جديد
النماذج : واجهة استخدام للإضافة و التحديث و الحذف علي البيانات الموجودة في الجداول ( شاشات تعامل مع البرنامج)
التقارير : لتحليل أو لطباعة البيانات بشكل معين.
صفحات الأكسس : للعرض و التحديث و لتحليل البيانات المخزنة في الجداول من خلال شبكة الانترنت أو من خلال شبكة محلية
بالإضافة إلي الماكروهات و الموديول
لماذا نستخدم قواعد البيانات
و هنا نؤكد ثانية علي الميزة الأساسية في استخدام قواعد البيانات وهي
أنك تخزن البيانات في الجداول مرة واحدة و عندما تحدثها ، يتم تحديثها بصورة آلية في جميع الأجزاء التي تظهر و تؤثر فيها هذه المعلومة آليــــــــــــــــــاً